Some of our clients might want to establish their own local entity in the future in some of the countries where they have Talents via WorkMotion. They might wonder: How does the transfer of the Talents to my own local entity work?
The process to be followed for the transfer of Talents to your own local entity is described in 12.4 of the MSPA:
As soon as you plan to establish your own entity and transfer your WorkMotion employees to it, please inform us so we can align on a process and a plan date for the transfer of the Talents. Typically, even after setting up your entity, you will need time to sort out remaining tasks, such as payroll, before you can onboard your employees. The required processing time for such transfer depends on each Talent's employment contract, the country, and the preferred way of ending each employment relationship. This can be done via mutual termination agreements, resignations, and termination letters.
The easiest way of ending WorkMotion's employment relationship with each Talent is by the talent handing in their formal resignation with their Employer of Record (EOR) - this could be either a WorkMotion entity or one of its local EOR partners. The resignation letters need to adhere to local employment law requirements (e.g., wet-ink signature) - WorkMotion is happy to help ensure these are correct. The last day of employment should be the planned date, which was aligned with WorkMotion. Note: we recommend that you share and sign new employment contracts with your Talents beforehand.
In the last month of employment, WorkMotion will confirm Paid Time Off (PTO) / leave balances to ensure the final payroll is processed correctly.
Example: It is mid-December, and you have successfully set up your own legal entity in Spain. You plan to transfer all your WorkMotion Talents to your own entity starting 1st February. The Talents have been employed via WorkMotion for 8 months, and have each passed their probation period. Termination by the employer would not be possible without a severance payment and is not needed in this case. Instead, you will sign your own employment contracts between your local entity and the EE starting on 1st February and will ask the Talents to hand in their resignation with WorkMotion's EOR partner with their last day of employment being 31st January. WorkMotion's EOR partner confirms the receipt of all resignation letters, and the transfer is complete.
German Version
Einige unserer Kunden möchten vielleicht künftig in Ländern, in denen sie jetzt über WorkMotion Talents einstellen, eine eigene lokale Niederlassung gründen. Daher möchten sie im Vorfeld abklären: Können wir die WorkMotion Talents dann auf unsere eigene lokale Niederlassung 'übertragen' - und wenn ja, wie funktioniert dieser Prozess?
Der Prozess zur Übertragung eines Talents auf eure eigene Niederlassung ist in 12.4 des MSPAs von WorkMotion beschrieben:
In case Client wishes to transfer any or all Talents to Client’s own entity, i.e. to alegal entity owned or controlled by the Client, or to another provider (“Transfer”),Client shall notify WorkMotion accordingly in writing (e-mail sufficient). Thenotification shall specify the relevant Talent(s), Client’s respective legal entities towhich the Talent(s) shall be transferred, and the envisaged Transfer date. Uponreceipt of such notification, WorkMotion shall use reasonable commercial effortsto support such the orderly conduct of such Transfer within a transition period ofat least one (1) calendar month. The Parties agree to closely cooperate with eachother, mutually consult with each other, and closely align any and all requiredactions during the transition period. It is acknowledged and agreed however thatWorkMotion’s role shall be of mere supportive and ancillary nature. Client henceagrees that any such Transfer shall happen at Client’s own sole legal and financialrisk. Accordingly, Client assumes any and all liability for the orderly conduct of suchTransfer and agrees to bear any and all costs and expenses of such Transfer. Uponcompletion of the Transfer of a Talent, WorkMotion shall have no furtherobligations to the Client under these Terms & Conditions in relation to that Talent.
Sobald geplant wird, dass Talente, die über das Employer of Record (EOR) Modell angestellt sind, in direkte Mitarbeiter*innen umzuwandeln, sollte WorkMotion darüber frühzeitig informiert werden, damit eine gemeinsame Planung stattfinden kann. Üblicherweise dauert es auch nach der Gründung ihrer eigenen Gesellschaft ein wenig, bis das vollständige Setup zur Einstellung eigener Mitarbeiter*innen hergestellt ist, und auch Themen wie z.B. Payroll und Sozialversicherung abschließend geklärt sind. Die erforderliche Vorlaufzeit für den Transfer hängt vor Allem vom Arbeitsvertrag jedes Talents, dem Land und der bevorzugten Art der Beendigung des Arbeitsverhältnisses (trilaterales Abkommen, Aufhebungsvertrag oder Kündigung) ab.
Der einfachste Weg, das Arbeitsverhältnis zwischen WorkMotion und dem Talent zu beenden, besteht darin, dass das Talent die formelle Kündigung beim zuständigen EOR einreicht - dies kann entweder eine WorkMotion Gesellschaft oder lokaler EOR Partner sein. Dieses Kündigungsschreiben muss den lokalen arbeitsrechtlichen Anforderungen entsprechen (z. B. "wet ink" Unterschrift). Unabhängig vom betreffenden Talent sollte der Transferprozess stets durch das Erstellen eines Tickets bei uns eingeleitet werden. Der letzte Tag der Beschäftigung sollte dann das geplante Datum sein, das mit WorkMotion abgestimmt wurde. Hinweis: WorkMotion empfiehlt die Kündigung des EOR Arbeitsvertrages erst dann zu beginnen, wenn ein Anschlussvertrag der eigenen lokalen Gesellschaft vorliegt.
Eine Enge Abstimmung mit WorkMotion in dieser Phase ist zwingend erforderlich, um übrige Urlaubstage und eventuell ausstehende Zahlungen zu berücksichtigen.