When should we offer MSPA or JCA to our prospects?
Some of our clients want to hire and onboard Talents via WorkMotion for several of their entities. Thus, they want to know: "How can we make sure that all our entities can use the platform and services? How does a group contract work exactly, and which implications does it have for invoicing and platform usage?"
To create a Group contract:
The "main" client (i.e., the company with which WM has the first commercial relationship, usually the holding company in a company group) accepts the T&Cs and creates the sub-entities under their main account
The sub-entities sign the letter of acceptance.
a) "Does it make sense in general to enter into a group agreement with WorkMotion?"
In general, it can be advantageous to enter into a group agreement that includes all group entities, rather than creating a single platform account for each of your entities to use our platform. This mainly has two reasons:
Less bureaucracy: T&Cs are reviewed only once for all sub-entities.
Uniform pricing: The same monthly service fee applies to all your entities.
b) "Should we create simply separate platform accounts or sub-entities on the platform?"
In order to advise your prospects properly on whether to create sub-entities on the platform or separate accounts, please ask the following:
"Is it possible that - either right now or in the future - several of your entities will want to use our WorkMotion platform to hire and onboard employees abroad?"
"Yes" --> It might make sense to create sub-entities - please proceed with question 2
"No" --> It doesn't make sense to create sub-entities for now - you only need to accept the T&Cs with the entity that wants to use our platform to hire and onboard employees abroad.
"Great that you want to use WorkMotion's platform and services across several entities. Will these have to be invoiced separately for the Talent costs and our services, or shall all WorkMotion invoices be issued, for example, for the HQ?"
"Each entity shall be invoiced separately." --> In this case, and only if you want all sub-entities to have access to all Talents of all subsidiaries, the sub-entities need to sign the letter of acceptance and sub-entities should be created on the platform for each one of them, which allows us to invoice each entity separately.
"Our HQ (or a different single entity) shall be invoiced for all Talent costs and WorkMotion services." --> You only have to accept our T&Cs once with your HQ and can proceed with onboarding Talents via your HQ platform account. Please note that you decide whom you grant access to your platform account, so if you wish, you can also give access, for example to HR Managers from other entities, so that they can onboard talents themselves - please proceed with question 3.
Will all of your entities use Employer of Record or is it also possible that one or several entities will want to make use of our Direct Hiring model?
"All our entities will make exclusively use of Employer of Record." --> Great, in this case we can stick with the single contracts with the entity that will receive all WorkMotion invoices.
"Some of our entities will want to make use of the Direct Hiring model." --> In this case, we need to create sub-entities, or the relevant entities have to create separate platform accounts, because for the registration in a specific country the entity requesting the Direct Hiring solution will need to have their own platform access in order to be able to request it under their name. Only like this we can ensure that the Employment Contracts can be signed between the employees and this concrete entity, as required in Direct Hiring.
Einige unserer Kunden möchten für mehrere ihrer Niederlassungen Talents im Ausland über WorkMotion onboarden. Daher möchten sie wissen: "Wie können wir sicherstellen, dass all unsere Niederlassungen die Plattform nutzen können? Wie funktioniert ein Gruppen-MSPA/JCA genau, und welche Konsequenzen hat dies für die Rechnungsstellung und die Nutzung der Plattform durch unsere einzelnen Unternehmen und HR Teams?"
Um einen Gruppenvertrag zu erstellen, ist es ausreichend, wenn der "Hauptkunde" (also das Unternehmen, mit dem WorkMotion die erste Geschäftsbeziehung aufgebaut hat - häufig ist dies die Muttergesellschaft einer Unternehmensgruppe, was aber kein Muss ist) den MSPA unterzeichnet, um WorkMotion für alle Sub- oder Schwesterunternehmen verfügbar zu machen.
a) "Ist es generell überhaupt sinnvoll für uns als Kunde, Gruppenverträge mit WorkMotion einzugehen?"
Im Allgemeinen ist es auf jeden Fall von Vorteil einen Gruppenvertrag mit WorkMotion zu unterzeichnen, der alle Subunternehmen beinhaltet, anstatt einzelne MSPAs/JCAs für jedes - oder einzelne - dieser Unternehmen zu unterzeichnen, damit die Plattform auch von jeder Gesellschaft genutzt werden kann. Dies hat vor allem folgende Gründe:
Weniger Papierkram: Einmalige Unterzeichnung der WorkMotion Rahmenverträge, anstatt einzelner Unterschriftenläufe für verschiedene Subunternehmen.
Wirtschaftlicher Vorteil: Alle im Gruppenvertrag aufgeführten Subunternehmen profitieren 'gemeinsam' von der gestaffelten Preisstruktur. Sobald also bspw. 5 Talente über mehrere Niederlassungen hinweg eingestellt wurden, profitieren alle im Gruppenvertrag inkludierten Unternehmen vom Accelerate Pricing von 599€/Monat.
b) "Benötigen wir als Kunde überhaupt einen Gruppen-MSPA?"
Um diese Frage beantworten zu können, ist es zunächst erforderlich folgende Dinge zu klären:
"Möchten - jetzt oder in Zukunft - mehrere Subunternehmen des Kunden die WorkMotion Plattform zum Onboarding von Talents im Ausland nutzen?"
"Ja" --> Es kann sinnvoll sein, einen Gruppenvertrag abzuschließen. - bitte fahre mit Frage 2 fort -
"Nein" --> Es ist nicht notwendig, einen Gruppenvertrag abzuschließen - WorkMotions MSPA + JCA müssen nur einmalig mit der Niederlassung unterzeichnet werden, die unsere Plattform für das Onboarding von Talents im Ausland nutzen möchte.
"Klasse, dass mehrere Niederlassungen die WorkMotion Plattform zum rechtskonformen Onboarding von Talents im Ausland nutzen möchten. Sollen dann die Arbeitgeberkosten und WorkMotions Dienstleistungen jeder Niederlassung separat in Rechnung gestellt werden, oder sollen alle Rechnungen von WorkMotion bspw. für die Hauptgeschäftsstelle ausgestellt werden?"
"Jede Niederlassung soll eine separate Rechnung für 'ihre Talents' erhalten. --> In diesem Fall muss ein Gruppenvertrag unterzeichnet werden, da WorkMotion nur so jeder Niederlassung eine separate Rechnung ausstellen kann.
"Alle Talents sollen unserem Headquarter (oder einer anderen Niederlassung) zentral in Rechnung gestellt werden. --> In diesem Fall müssen die Rahmenverträge nur einmalig mit dem Headquarter des Kunden (bzw. mit der Niederlassung, welche die monatliche Gesamtrechnung erhalten soll) abgeschlossen werden. Das Onboarding aller Talents erfolgt dann über einen zentralen Account - der Kunde entscheidet selbst, welchen HR Usern, auch anderer Niederlassungen Zugriff zur Plattform gewährt wird, damit diese ggf. auch eigenständig Talents onboarden können. - bitte fahre mit Frage 3 fort -
"Werden alle im Gruppen-Vertrag aufgenommenen Niederlassungen ausschließlich über Employer of Record im Ausland einstellen oder möchte möglicherweise die ein oder andere Niederlassung das Direct Hiring Modell in konkreten Ländern nutzen?
"All unsere Niederlassungen werden ausschließlich über Employer of Record im Ausland einstellen". --> In diesem Fall können wir bei einem regulären MSPA + JCA mit der Niederlassung des Kunden bleiben, welche die zentrale Monatsrechnung von WorkMotion erhalten soll.
"Mindestens eine unserer Niederlassungen wird sich über das Direct Hiring Modell in mindestens einem Land als ausländischer Arbeitgeber registrieren lassen wollen". --> In diesem Fall muss ein Gruppenvertrag mit WorkMotion unterzeichnet werden, damit die entprechenden Niederlassungen, welche die Registrierung beantragen wollen, ihren eigenen Plattformzugang erhalten können. Nur so wird dieser konkreten Niederlassung die Registrierung im Ausland ermöglicht, und damit u.a. das direkte Vertragsverhältnis mit den einzustellenden Mitarbeiter*innen.